Müşterilerimizin muhasebe evrakı elle değil, yapay zekâ üzerine kurulu kendi yazılım hattımızdan geçerek işlenir – AI-Belge. Bu, yapay zekâ, 1C: Muhasebe ve kendi Nextcloud depolamamız arasındaki bir bağdır: siz belgeyi bize iletirsiniz, sistem onu okur, bilgileri doğrular, muhasebeye işler ve aslını arşive yerleştirir.

AI-Belge nedir

AI-Belge kendi geliştirdiğimiz, muhasebe evrakını adım adım işleyen bir sistemdir. Sıradan bir «yapay zekâ sohbetinden» farklı olarak katı bir senaryoyla çalışır: her adımda sonuç doğrulanır, şüphe uyandıran her şey muhasebeciye anlaşılır bir soru olarak iletilir. Hiçbir belge muhasebeye sessizce girmez.

Tüm yapay zekâ modelleri kendi sunucumuzda çalışır: belgeler kamuya açık tanıma servislerine gönderilmez ve bizim çevremizin dışına çıkmaz.

Hangi belgeler işlenir

Faturalar (gelen ve giden)
Proformalar ve ödeme talepleri
Firmalarla yapılan sözleşmeler
Banka ekstreleri – bankalardan XML, XLSX ve PDF olarak
Taşıma belgeleri (CMR) ve kasa fişleri

Format önemli değil: PDF, taranmış belge, telefonla çekilmiş fotoğraf, Word veya Excel dosyası. Bulgarca, Rusça, İngilizce ve diğer dillerdeki belgeler aynı şekilde okunur – sistemde yirmiden fazla tanıma dili etkindir.

Belge adım adım nasıl ilerler

Belgenin iletilmesi. Dosyayı buluta yüklersiniz, sohbete ya da e-postayla gönderirsiniz – sonrası otomatik ilerler.
Tanıma. Sistem, belgenin hem metin içeriğini hem de görsel yapısını aynı anda analiz eder. Logo, kaşe, antet, tablo yapısı ve diğer görsel unsurlar yapay zekâ tarafından değerlendirilir. Düşük kaliteli taramalar veya fotoğraflarda ise yüksek doğruluk sağlamak için OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi otomatik olarak devreye girer.
Otomatik Veri Çıkarma. Sistem; tedarikçi ve alıcı bilgilerini otomatik olarak tespit eder: firma unvanı, EİK (Bulgaristan şirket numarası), KDV numarası, adres, telefon ve e-posta. Ayrıca belge numarası ve tarihi, para birimi, KDV hariç tutar, KDV tutarı, genel toplam ile banka bilgilerini (IBAN, SWIFT) ve tablo satırlarının tamamını (ürün kodları, miktarlar ve fiyatlar) otomatik olarak çıkarır.
Yön tespiti. Sistem, belgenin alış mı yoksa satış işlemi mi olduğunu otomatik olarak tespit eder ve belgenin şirketlerinizden hangisiyle ilişkili olduğunu belirler.
Cari Hesap Kontrolü. Sistem, belge üzerindeki firma bilgilerini EİK (Vergi No), IBAN ve firma unvanı üzerinden otomatik olarak 1C veri tabanında kontrol eder. Farklı yazım biçimleri ve yabancı dildeki isimler de doğru şekilde eşleştirilir. Firma sistemde kayıtlı değilse, cari hesap kartı otomatik olarak oluşturulur. Banka hesapları, banka bilgileri, iletişim bilgileri ve uygun sözleşme türü sisteme eksiksiz olarak eklenir.
Stok ve Ürün Eşleştirme. Faturadaki her ürün satırı, stok kodu ve ürün adına göre mevcut ürün kayıtlarınızla otomatik olarak eşleştirilir. Eşleşmenin kesin olmadığı durumlarda sistem size en uygun alternatifleri sunar. Doğru ürünü seçebilir veya tek onayla yeni bir stok kartının otomatik olarak oluşturulmasını sağlayabilirsiniz.
Aritmetik kontrol. Miktar ile fiyatın çarpımının satır tutarını, satırların toplamının da belge toplamını verdiği doğrulanır. Herhangi bir sapma, beyanname verildikten sonra değil, kayıt öncesinde işaretlenir.
Muhasebeci onayı ve son kontrol. Muhasebeye yazılmadan önce belgenin özet kartı gösterilir. Muhasebeci onaylar ya da tek bir kısa komutla istediği alanı düzeltir.
Muhasebe Kaydının Otomatik Oluşturulması. Onaylanan belge, gerekli tüm bilgilerle birlikte muhasebe sisteminizde otomatik olarak oluşturulur. Hesap kayıtları, depo bilgileri ve ilgili sözleşme bilgileri eklenerek işlem tamamlanır ve muhasebe kaydına alınır.
Bulut Arşivleme ve Kolay Erişim. Belgenin orijinal dosyası, Nextcloud üzerindeki bulut klasörünüze otomatik olarak kaydedilir ve sistem tarafından indekslenir. Bu sayede, aradığınız herhangi bir faturayı veya belgeyi daha sonra kelime arama motoruyla saniyeler içinde bulabilirsiniz.

Mükerrer kayıt ve hatalara karşı koruma

Tekrar kontrolü: Yeni bir belge oluşturulmadan önce sistem, aynı belge numarası ve tutara sahip bir kaydın daha önce oluşturulup oluşturulmadığını kontrol eder. Böylece aynı fatura yanlışlıkla ikinci kez muhasebe kayıtlarına işlenmez.
Bilgilerin Doğrulanması: Şirket numarası (EİK) ve KDV numarası birbiriyle ve mevcut kayıtlarla karşılaştırılır. IBAN kontrol basamağına göre doğrulanır, banka bilgileri ise hesap numarasından otomatik olarak tespit edilir.
İşlem Geçmişi ve Kayıt Takibi: Gerçekleştirilen tüm işlemler ayrıntılı olarak kayıt altına alınır. Böylece her muhasebe kaydının hangi belgeye dayanılarak ve ne zaman oluşturulduğu her zaman görülebilir.

Banka ekstreleri

Ekstreler ayrı bir komut dosyası kullanılarak işlenir. İnternet bankacılığından indirdiğiniz hesap ekstresini bize iletmeniz yeterlidir. Sistem tüm hareketleri analiz eder, her işlemin türünü (tedarikçi ödemesi, müşteri tahsilatı, vergi ödemesi, banka komisyonu vb.) otomatik olarak belirler, hesap numarası ve firma bilgilerine göre ilgili cari hesaplarla eşleştirir ve muhasebe sisteminize aktarılmaya hazır bir veri dosyası oluşturur.

Bulgaristan ve yurt dışındaki birçok bankanın hesap ekstre formatı desteklenmektedir. Bunlar arasında UniCredit Bulbank, DSK Bank, Postbank, ProCredit Bank, Raiffeisen ve çeşitli elektronik ödeme platformları bulunmaktadır. Desteklenen banka listesi sürekli genişlemekte olup, yeni bir banka formatı genellikle birkaç gün içinde sisteme entegre edilebilmektedir.

Belgelerin Güvenli Bulut Arşivinde Saklanması

Tüm belge asılları, kendi sunucumuzda çalışan, Nextcloud tabanlı kendi bulutumuzda saklanır. Bu, başkasına ait genel bir depolama alanı değildir: erişimi, yedeklemeyi ve saklama sürelerini biz yönetiriz.

Arşiv otomatik olarak ve her zaman aynı mantıkla düzenlenir:

Firma – her firmanız için ayrı bir klasör yapısı oluşturulur;
Belge türü – alışlar, satışlar, banka, sözleşmeler;
Yıl ve ay – yükleme tarihine göre değil, belge tarihine göre;
Belge klasörü – adında doğrudan tarih, tutar, para birimi ve firma bilgisi.

Bunun pratikte size kazandırdıkları:

7/24 erişim – bilgisayardan, tabletten ve telefondan, tarayıcı ya da Nextcloud uygulamasıyla.
Eşitleme: bilgisayarınızdaki klasöre koyduğunuz belge anında bizde işleme girer.
Aslı her zaman elinizin altında: Vergi denetiminde kâğıt klasörleri karıştırmanıza gerek yok – ilgili ayı açmanız yeterli.
Yetkilendirilmiş erişim: Her çalışan yalnızca sorumlu olduğu şirket ve belgelere erişebilir.
Yedekleme ve şifreli bağlantı – Verileriniz hem aktarım sırasında hem de saklama sürecinde güvenli şekilde korunur.

Arşivde akıllı arama

Belgeler buluta aktarılırken aynı zamanda otomatik olarak indekslenir. Belgenin metin içeriği, temel bilgileri, cari bilgisi ve tutarları kayıt altına alınır. Bu sayede arama sadece dosya adına göre değil, belgenin içeriğine ve anlamına göre yapılabilir. Örneğin belirli bir tedarikçiye ait tüm faturaları, belirli bir döneme ait belgeleri, belirli bir tutardaki işlemleri veya belirli bir cariyle yapılan tüm sözleşmeleri kolayca bulabilirsiniz. Belge adı farklı yazılmış olsa bile sistem ilgili kayıtları akıllı arama ile tespit eder.

İşletmenize Sağladığı Faydalar

Hız: Belgeler dakikalar içinde işlenir, günlerce beklemeye gerek kalmaz.
Daha az hata: Manuel veri girişi azalır, kontroller otomatik yapılır.
Düzenli arşiv: Tüm belgeleriniz tek bir sistemde düzenli şekilde saklanır.
Şeffaflık: Belgelerin durumunu ve muhasebe kayıtlarını anında görebilirsiniz.
Güvenlik: Verileriniz kendi altyapımızda güvenle saklanır, üçüncü taraflarla paylaşılmaz.

Nasıl başlanır

Sizin için bulutta bir hesap oluşturur, dizin yapısını firmalarınıza göre ayarlar ve belgeleri nasıl ileteceğinizi gösteririz. Sonrasında sizden istenen tek şey var – evrakı göndermek; gerisini sistem ve muhasebecilerimiz yapar.

Firmanız için belge işlemeyi devreye almak isterseniz «İletişim» bölümünden bize yazın ya da Burgas’taki ofisi arayın.

Belge işleme, muhasebe hizmetinin bir parçasıdır. Evrakı belge yönetimi sistemi üzerinden iletmek pratiktir, elle yapılan işleri ise muhasebe optimizasyonu azaltır.

AI ile belge işleme