AI ile belge işleme

Müşterilerimizin muhasebe evrakı elle değil, yapay zekâ üzerine kurulu kendi yazılım hattımızdan geçerek işlenir — AI-Belge. Bu, yapay zekâ, 1C:Muhasebe ve kendi Nextcloud depolamamız arasındaki bir bağdır: siz belgeyi bize iletirsiniz, sistem onu okur, bilgileri doğrular, muhasebeye işler ve aslını arşive yerleştirir.

AI-Belge nedir

AI-Belge kendi geliştirdiğimiz, muhasebe evrakını adım adım işleyen bir sistemdir. Sıradan bir «yapay zekâ sohbetinden» farklı olarak katı bir senaryoyla çalışır: her adımda sonuç doğrulanır, şüphe uyandıran her şey muhasebeciye anlaşılır bir soru olarak iletilir. Hiçbir belge muhasebeye sessizce girmez.

Tüm yapay zekâ modelleri kendi sunucumuzda çalışır: belgeler kamuya açık tanıma servislerine gönderilmez ve bizim çevremizin dışına çıkmaz.

Hangi belgeler işlenir

• Faturalar (gelen ve giden)
• Proformalar ve ödeme talepleri
• Firmalarla yapılan sözleşmeler
• Banka ekstreleri — bankalardan XML, XLSX ve PDF olarak
• Taşıma belgeleri (CMR) ve kasa fişleri

Format önemli değil: PDF, taranmış belge, telefonla çekilmiş fotoğraf, Word veya Excel dosyası. Bulgarca, Rusça, İngilizce ve diğer dillerdeki belgeler aynı şekilde okunur — sistemde yirmiden fazla tanıma dili etkindir.

Belge adım adım nasıl ilerler

1. Belgenin iletilmesi. Dosyayı buluta yüklersiniz, sohbete ya da e-postayla gönderirsiniz — sonrası otomatik ilerler.
2. Tanıma. Sistem hem belgenin metin katmanını okur hem de görüntüsüne bakar: logolar, kaşeler, antet, tablo bölümü. Kötü taramalar ve fotoğraflar için ayrıca OCR devreye girer.
3. Bilgilerin çıkarılması. Satıcı ve alıcı belirlenir (unvan, ЕИК, ДДС numarası, adres, telefon, e-posta), belge numarası ve tarihi, para birimi, ДДС hariç tutar, ДДС ve genel toplam, banka bilgileri (IBAN, SWIFT) ve tablo bölümündeki tüm satırlar — stok kodu, miktar ve fiyatlarla birlikte.
4. Yönün belirlenmesi. Sistem bunun alış mı satış mı olduğunu ve belgenin hangi firmanıza ait olduğunu kendisi anlar.
5. Firmanın kontrolü. Karşı taraf, 1C veritabanında ЕИК’e, banka hesap numarasına (IBAN) ve unvana göre aranır — farklı yazılışlar ve harf çevirileri de hesaba katılarak. Firma henüz kayıtlı değilse kartı otomatik oluşturulur: banka hesapları, banka bilgileri, iletişim bilgileri ve uygun türde sözleşmeyle birlikte.
6. Stok kartlarının kontrolü. Belgenin her satırı, 1C’deki stok listesiyle koda ve isme göre eşleştirilir. Şüpheli kalemler seçenek listesi olarak gösterilir — doğru olanı seçmeniz ya da yeni kalem oluşturma komutu vermeniz yeterlidir.
7. Aritmetik kontrol. Miktar ile fiyatın çarpımının satır tutarını, satırların toplamının da belge toplamını verdiği doğrulanır. Herhangi bir sapma, beyanname verildikten sonra değil, kayıt öncesinde işaretlenir.
8. Muhasebecinin onayı. Muhasebeye yazılmadan önce belgenin özet kartı gösterilir. Muhasebeci onaylar ya da tek bir kısa komutla istediği alanı düzeltir.
9. 1C’de oluşturma ve kayıt. Belge, 1C:Muhasebe’de tüm hesaplar, depo ve sözleşmeyle birlikte oluşturulur ve ardından kaydedilir.
10. Bulutta arşivleme. Orijinal dosya otomatik olarak Nextcloud’daki dizininize yerleştirilir ve arama için dizinlenir.

Mükerrer kayıt ve hatalara karşı koruma

• Tekrar kontrolü: belge oluşturulmadan önce sistem 1C’de aynı numara ve tutara sahip bir belge olup olmadığını arar — ikinci kez gönderilen bir fatura muhasebede mükerrer kayda dönüşmez.
• Bilgi doğrulama: ЕИК ve ДДС numaraları hem birbiriyle hem de veritabanındaki verilerle karşılaştırılır, IBAN kontrol hanesiyle doğrulanır, banka hesap numarasından otomatik belirlenir.
• Tam kayıt izi: 1C’deki her kayıt işlem günlüğünden geçer — hangi belgenin ne zaman ve neye dayanarak oluşturulduğu her zaman görülebilir.

Banka ekstreleri

Ekstreler ayrı bir senaryoyla işlenir. Dosyayı internet bankacılığından indirip bize iletirsiniz; sistem tüm işlemleri ayrıştırır, her işlemin türünü belirler (tedarikçiye ödeme, müşteriden tahsilat, vergiler, banka masrafları), firmaları hesap numarası ve unvana göre eşleştirir ve 1C’ye yüklenecek aktarım dosyasını oluşturur.

Bulgar ve yabancı bankaların dışa aktarımları desteklenir: UniCredit Bulbank, DSK Bank, Пощенска банка (Postbank), ProCredit Bank, Raiffeisen ve elektronik ödeme servisleri. Banka listesi sürekli genişliyor — yeni bir format birkaç günde eklenir.

Belgelerin Nextcloud bulutumuzda saklanması

Tüm belge asılları, kendi sunucumuzda çalışan, Nextcloud tabanlı kendi bulutumuzda saklanır. Bu, başkasına ait genel bir depolama alanı değildir: erişimi, yedeklemeyi ve saklama sürelerini biz yönetiriz.

Arşiv otomatik olarak ve her zaman aynı mantıkla düzenlenir:

• Firma — her şirketinizin kendi dizini;
• Belge türü — alışlar, satışlar, banka, sözleşmeler;
• Yıl ve ay — yükleme tarihine göre değil, belge tarihine göre;
• Belge klasörü — adında doğrudan tarih, tutar, para birimi ve firma bilgisi.

Bunun pratikte size kazandırdıkları:

• 7/24 erişim — bilgisayardan, tabletten ve telefondan, tarayıcı ya da Nextcloud uygulamasıyla.
• Eşitleme: bilgisayarınızdaki klasöre koyduğunuz belge anında bizde işleme girer.
• Aslı her zaman elinizin altında: NAP denetiminde kâğıt klasörleri karıştırmanıza gerek yok — ilgili ayı açmanız yeterli.
• Erişim ayrımı: çalışan yalnızca birlikte çalıştığı firmaları görür.
• Yedekler ve şifreli kanal — veriler hem aktarım sırasında hem de saklanırken korunur.

Arşivde akıllı arama

Buluta yerleştirilmeyle eş zamanlı olarak her belge dizinlenir: metni, bilgileri, firması ve tutarları saklanır. Bu sayede arama yalnızca dosya adına göre değil, anlama göre de yapılır — belirli bir tedarikçiden bir çeyrekteki tüm faturaları, belirli bir tutardaki tüm belgeleri ya da belirli bir firmayla yapılmış tüm sözleşmeleri, unvan farklı yazılmış olsa bile bulabilirsiniz.

Bu işletmenize ne kazandırır

• Hız: belge, dosyadan 1C’de kayıtlı işleme kadar olan yolu günlerde değil dakikalarda tamamlar.
• Daha az hata: bilgilerin ve tutarların elle girilmesi ortadan kalkar, aritmetik otomatik doğrulanır.
• Arşivde düzen: tüm firmalarınız için tek bir klasör yapısı, e-postadaki ek dosya yığını yerine.
• Şeffaflık: hangi belgelerin işleme alındığını ve muhasebeye neyin yansıdığını her an görürsünüz.
• Gizlilik: işleme ve saklama kendi donanımımızda yapılır, veriler üçüncü taraf servislere aktarılmaz.

Nasıl başlanır

Sizin için bulutta bir hesap oluşturur, dizin yapısını firmalarınıza göre ayarlar ve belgeleri nasıl ileteceğinizi gösteririz. Sonrasında sizden istenen tek şey var — evrakı göndermek; gerisini sistem ve muhasebecilerimiz yapar.

Firmanız için belge işlemeyi devreye almak isterseniz «İletişim» bölümünden bize yazın ya da Burgas’taki ofisi arayın.

Belge işleme, muhasebe hizmetinin bir parçasıdır. Evrakı belge yönetimi sistemi üzerinden iletmek pratiktir, elle yapılan işleri ise muhasebe optimizasyonu azaltır.