Первичные документы наших клиентов обрабатываются не вручную, а через собственный программный конвейер на базе искусственного интеллекта  AI-Документ. Это связка искусственного интеллекта, 1С:Бухгалтерия и нашего облачного хранилища Nextcloud: вы просто передаёте нам документ, а система распознаёт его, проверяет реквизиты, заносит в учёт и раскладывает оригинал по архиву.

Что такое AI-Документ

AI-Документ — наша собственная разработка, пошаговый обработчик первичной документации. В отличие от обычного «чата с нейросетью», он работает по строгому сценарию: на каждом шаге результат проверяется, а всё, что вызывает сомнение, выносится бухгалтеру в виде понятного вопроса. Ни один документ не попадает в учёт «молча».

Все ИИ-модели работают на нашем собственном сервере: документы не передаются в публичные сервисы распознавания и не покидают наш контур.

Какие документы обрабатываются

  • Фактуры и инвойсы (входящие и исходящие)
  • Проформы и счета на оплату
  • Договоры с контрагентами
  • Банковские выписки — XML, XLSX и PDF из банков
  • Транспортные документы (CMR) и кассовые чеки

Формат значения не имеет: PDF, сканированный документ, фотография со смартфона, файл Word или Excel. Документы на болгарском, русском, английском и других языках распознаются одинаково — в системе подключено более двух десятков языков распознавания.

Как проходит документ: шаг за шагом

  1. Передача документа. Вы загружаете файл в облако, отправляете в чат или на почту — дальше всё происходит автоматически.
  2. Распознавание. Система одновременно читает текстовый слой документа и «смотрит» на его изображение: логотипы, печати, шапку бланка, табличную часть. Для плохих сканов и фотографий дополнительно включается OCR.
  3. Извлечение реквизитов. Определяются поставщик и получатель (наименование, ЕИК, номер по ДДС, адрес, телефон, e-mail), номер и дата документа, валюта, суммы без НДС, НДС и итого, банковские реквизиты (IBAN, SWIFT), а также все строки табличной части с артикулами, количеством и ценами.
  4. Определение направления. Система сама понимает, покупка это или продажа, и к какой из ваших организаций относится документ.
  5. Проверка контрагента. Контрагент ищется в базе 1С по ЕИК, по номеру банковского счёта (IBAN) и по наименованию — с учётом разных написаний и транслитерации. Если контрагента ещё нет, карточка создаётся автоматически: с банковскими счетами, реквизитами банка, контактами и договором нужного вида.
  6. Проверка номенклатуры. Каждая строка документа сопоставляется с номенклатурой в 1С по артикулу и наименованию. Спорные позиции показываются списком вариантов — достаточно выбрать нужный или дать команду создать новую позицию.
  7. Арифметический контроль. Проверяется, что количество, умноженное на цену, даёт сумму строки, а сумма строк совпадает с итогом документа. Любое расхождение подсвечивается до проведения, а не после сдачи отчётности.
  8. Подтверждение бухгалтером. Перед записью в учёт показывается итоговая карточка документа. Бухгалтер подтверждает её или правит любое поле одной короткой командой.
  9. Создание и проведение в 1С. Документ создаётся в 1С:Бухгалтерия со всеми счетами учёта, складом и договором, после чего проводится.
  10. Архивация в облаке. Оригинал файла автоматически укладывается в ваш каталог в Nextcloud и индексируется для поиска.

Защита от дублей и ошибок

  • Контроль повторов: перед созданием документа система ищет в 1С уже существующий документ с тем же номером и суммой — повторно присланная фактура не превратится в дубль в учёте.
  • Проверка реквизитов: номера ЕИК и ДДС сверяются между собой и с данными в базе, IBAN проверяется по контрольному разряду, банк определяется автоматически по номеру счёта.
  • Полный протокол: каждая запись в 1С проходит через журнал операций — всегда видно, какой документ, когда и на основании чего был создан.

Банковские выписки

Выписки обрабатываются отдельным сценарием. Вы выгружаете файл из интернет-банка и передаёте его нам, а система разбирает все транзакции, определяет тип каждой операции (оплата поставщику, поступление от покупателя, налоги, банковские комиссии), сопоставляет контрагентов по номеру счёта и наименованию и формирует файл обмена для загрузки в 1С.

Поддерживаются выгрузки болгарских и зарубежных банков: UniCredit Bulbank, DSK Bank, Postbank, ProCredit Bank, Raiffeisen, а также электронных платёжных сервисов. Список банков постоянно расширяется — новый формат подключается за несколько дней.

Хранение документов в нашем облаке Nextcloud

Все оригиналы документов хранятся в нашем собственном облаке на базе Nextcloud, развёрнутом на нашем сервере. Это не публичный чужой диск: мы сами управляем доступом, резервным копированием и сроками хранения.

Архив раскладывается автоматически и всегда по одной и той же логике:

  • Организация — у каждой вашей фирмы свой каталог;
  • Тип документа — покупки, продажи, банк, договоры;
  • Год и месяц — по дате документа, а не по дате загрузки;
  • Папка документа — с датой, суммой, валютой и контрагентом прямо в названии.

Что это даёт вам на практике:

  • Доступ 24/7 с компьютера, планшета и телефона — через браузер или приложение Nextcloud.
  • Синхронизация: положенный в папку на вашем компьютере документ сразу оказывается у нас в обработке.
  • Оригинал всегда под рукой: при проверке из налоговой не нужно поднимать бумажные папки — достаточно открыть нужный месяц.
  • Разграничение доступа: сотрудник видит только те фирмы, с которыми работает.
  • Резервные копии и шифрованный канал — данные защищены и при передаче, и при хранении.

Умный поиск по архиву

Параллельно с укладкой в облако каждый документ индексируется: сохраняются его текст, реквизиты, контрагент и суммы. Благодаря этому поиск идёт не только по названию файла, но и по смыслу — можно найти все счета от конкретного поставщика за квартал, все документы по определённой сумме или все договоры с нужным контрагентом, даже если название написано по-другому.

Что это даёт вашему бизнесу

  • Скорость: документ проходит путь от файла до проведённой операции в 1С за минуты, а не дни.
  • Меньше ошибок: ручной ввод реквизитов и сумм исключён, арифметика проверяется автоматически.
  • Порядок в архиве: единая структура папок для всех ваших фирм, без «свалки» из вложений в почте.
  • Прозрачность: вы в любой момент видите, какие документы приняты в работу и что уже отражено в учёте.
  • Конфиденциальность: обработка и хранение — на нашем оборудовании, без передачи данных сторонним сервисам.

Как начать

Мы создаём для вас учётную запись в облаке, настраиваем структуру каталогов под ваши организации и показываем, как передавать документы. Дальше от вас требуется только одно — присылать первичку, всё остальное сделает система и наши бухгалтеры.

Хотите подключить обработку документов для своей фирмы — напишите нам через раздел «Обратная связь» или позвоните в офис в Бургасе.