Първичните документи на нашите клиенти се обработват не на ръка, а през собствен софтуерен конвейер на базата на изкуствен интелект — AI-Документ. Това е връзка между изкуствен интелект, 1С:Счетоводство и нашето облачно хранилище Nextcloud: вие просто ни предавате документа, а системата го разпознава, проверява реквизитите, вписва го в счетоводството и подрежда оригинала в архива.

Какво е AI-Документ

AI-Документ е наша собствена разработка — стъпков обработчик на първична документация. За разлика от обикновения «чат с невронна мрежа», той работи по строг сценарий: на всяка стъпка резултатът се проверява, а всичко, което буди съмнение, се извежда на счетоводителя като разбираем въпрос. Нито един документ не влиза в счетоводството «мълчаливо».

Всички AI-модели работят на наш собствен сървър: документите не се предават към публични услуги за разпознаване и не напускат нашия контур.

Какви документи се обработват

Фактури и инвойси (входящи и изходящи)
Проформи и сметки за плащане
Договори с контрагенти
Банкови извлечения — XML, XLSX и PDF от банките
Транспортни документи (CMR) и касови бележки

Форматът няма значение: PDF, сканиран документ, снимка от смартфон, файл на Word или Excel. Документи на български, руски, английски и други езици се разпознават еднакво — в системата са включени над двадесет езика за разпознаване.

Как минава документът: стъпка по стъпка

Предаване на документа. Качвате файла в облака, изпращате го в чата или на имейл — оттам нататък всичко се случва автоматично.
Разпознаване. Системата едновременно чете текстовия слой на документа и «гледа» изображението му: логота, печати, бланката, табличната част. За лоши сканове и снимки допълнително се включва OCR.
Извличане на реквизитите. Определят се доставчик и получател (наименование, ЕИК, номер по ДДС, адрес, телефон, e-mail), номер и дата на документа, валута, суми без ДДС, ДДС и общо, банкови реквизити (IBAN, SWIFT), както и всички редове от табличната част с артикули, количества и цени.
Определяне на посоката. Системата сама разбира покупка ли е или продажба и към коя от вашите фирми се отнася документът.
Проверка на контрагента. Контрагентът се търси в базата на 1С по ЕИК, по номер на банкова сметка (IBAN) и по наименование — с отчитане на различните изписвания и транслитерации. Ако контрагентът още го няма, картонът се създава автоматично: с банкови сметки, реквизити на банката, контакти и договор от нужния вид.
Проверка на номенклатурата. Всеки ред от документа се съпоставя с номенклатурата в 1С по артикул и наименование. Спорните позиции се показват като списък с варианти — достатъчно е да изберете правилния или да дадете команда да се създаде нова позиция.
Аритметичен контрол. Проверява се, че количеството, умножено по цената, дава сумата на реда, а сборът на редовете съвпада с общата сума на документа. Всяко разминаване се маркира преди осчетоводяването, а не след подаването на отчетите.
Потвърждение от счетоводителя. Преди записа в счетоводството се показва обобщен картон на документа. Счетоводителят го потвърждава или коригира всяко поле с една кратка команда.
Създаване и осчетоводяване в 1С. Документът се създава в 1С:Счетоводство с всички сметки, склад и договор, след което се осчетоводява.
Архивиране в облака. Оригиналният файл автоматично се подрежда във вашия каталог в Nextcloud и се индексира за търсене.

Защита от дублирания и грешки

Контрол на повторенията: преди създаването на документ системата търси в 1С вече съществуващ документ със същия номер и сума — повторно изпратена фактура няма да се превърне в дубликат в счетоводството.
Проверка на реквизитите: номерата по ЕИК и по ДДС се сверяват помежду си и с данните в базата, IBAN се проверява по контролната цифра, банката се определя автоматично по номера на сметката.
Пълен протокол: всеки запис в 1С минава през журнала на операциите — винаги се вижда кой документ, кога и на какво основание е създаден.

Банкови извлечения

Извлеченията се обработват по отделен сценарий. Изтегляте файла от интернет банкирането и ни го предавате, а системата разчита всички транзакции, определя вида на всяка операция (плащане към доставчик, постъпление от клиент, данъци, банкови такси), съпоставя контрагентите по номер на сметка и наименование и формира файл за обмен, който се зарежда в 1С.

Поддържат се извлечения от български и чуждестранни банки: UniCredit Bulbank, DSK Bank, Пощенска банка, ProCredit Bank, Raiffeisen, както и от електронни платежни услуги. Списъкът с банки постоянно се разширява — нов формат се добавя за няколко дни.

Съхранение на документите в нашия облак Nextcloud

Всички оригинали на документите се съхраняват в наш собствен облак на базата на Nextcloud, разположен на наш сървър. Това не е публичен чужд диск: ние сами управляваме достъпа, резервното копиране и сроковете на съхранение.

Архивът се подрежда автоматично и винаги по една и съща логика:

Фирма — всяко ваше дружество със собствен каталог;
Тип документ — покупки, продажби, банка, договори;
Година и месец — по датата на документа, а не по датата на качване;
Папка на документа — с дата, сума, валута и контрагент направо в името.

Какво ви дава това на практика:

Достъп 24/7 от компютър, таблет и телефон — през браузър или приложението на Nextcloud.
Синхронизация: документ, поставен в папка на вашия компютър, веднага влиза при нас за обработка.
Оригиналът е винаги под ръка: при проверка от НАП не се налага да вадите папки с хартия — достатъчно е да отворите нужния месец.
Разграничаване на достъпа: служителят вижда само фирмите, с които работи.
Резервни копия и криптиран канал — данните са защитени и при пренос, и при съхранение.

Интелигентно търсене в архива

Успоредно с подреждането в облака всеки документ се индексира: запазват се текстът му, реквизитите, контрагентът и сумите. Благодарение на това търсенето върви не само по име на файл, а и по смисъл — можете да намерите всички фактури от конкретен доставчик за тримесечие, всички документи по определена сума или всички договори с даден контрагент, дори наименованието да е изписано по друг начин.

Какво дава това на бизнеса ви

Скорост: документът минава пътя от файл до осчетоводена операция в 1С за минути, а не за дни.
По-малко грешки: ръчното въвеждане на реквизити и суми отпада, аритметиката се проверява автоматично.
Ред в архива: единна структура от папки за всичките ви фирми, без «сметище» от прикачени файлове в пощата.
Прозрачност: във всеки момент виждате кои документи са приети за работа и какво вече е отразено в счетоводството.
Поверителност: обработката и съхранението са на наше оборудване, без предаване на данни към външни услуги.

Как да започнете

Създаваме ви потребител в облака, настройваме структурата на каталозите според вашите фирми и ви показваме как да предавате документи. Оттам нататък от вас се иска само едно — да изпращате първичните документи, всичко останало правят системата и нашите счетоводители.

Искате да включите обработката на документи за вашата фирма — пишете ни през раздел «Контакти» или се обадете в офиса в Бургас.

Обработката на документи е част от счетоводното обслужване. Удобно е да предавате първичните документи през системата за документооборот, а ръчните операции намалява оптимизацията на счетоводството.

AI-обработка на документи